Archief- en documentbeheer

De Welzijnsband ondersteunt de deelnemende besturen voor het beheer en de organisatie van hun papieren en digitaal archief.

Tijdens de beginjaren van de Welzijnsband Meetjesland kende de Vereniging geen dienst Archivering. Elk afzonderlijk OCMW stond in voor zijn eigen archief, maar in praktijk bleef dit vaak dode letter, ondanks duidelijke wetgeving. Het in goede, geordende en toegankelijke staat behandelen en bewaren van alle documenten en dossiers was een utopie.

De lokale besturen zagen in dat het zo niet verder kon. Daarom besloot de Algemene Vergadering de dienstverlening van de Welzijnsband uit te breiden met archief- en documentbeheer.

Zo ging begin 2007 de eerste archivaris in de Welzijnsband van start. Inmiddels zijn 3 archivarissen werkzaam binnen het team archief- en documentbeheer van de Welzijnsband.

De dienstverlening wordt aangeboden aan de geïnteresseerde lokale besturen (gemeenten en OCMW's) en aan het Zorgbedrijf Meetjesland. Daarnaast is er een samenwerking met COMEET om rond erfgoed in het Meetjesland te werken. 

De archivarissen functioneren onder de rechtstreekse leiding van de algemeen directeur van de Welzijnsband. Zij rapporteren regelmatig aan haar, evenals aan de commissie van OCMW-secretarissen van de vereniging.

Het archiefteam staat in voor het archiefbeheer (zowel het papieren als het digitaal archief) en het opvolgen ervan. Van dit team wordt verder verwacht dat het een evaluatie maakt van het bestaande archief, het bestaande archief in orde brengt, het dossierbeheer afstemt op het archiefbeheer en de archiefwetgeving opvolgt. De verdere organisatie van het digitaal archief blijft voor de komende jaren een prioriteit.

De contacten van de archiefbeheerder situeren zich zowel op intern vlak met de personeelsleden van de deelnemende besturen, als op extern vlak, met de archivarissen van andere openbare besturen.

De leden van het archiefteam oefenen hun functie uit in de archieven van de klantbesturen volgens een vooraf vastgesteld werkschema.

Contact

email: archief at welzijnsband punt be

adres: Welzijnsband Meetjesland - Archivering, p/a Visstraat 16, 9900 Eeklo