Archief- en documentbeheer

Image by C M

De archiefdienst van de Welzijnsband ondersteunt de deelnemende besturen voor het beheer en de organisatie van hun papieren en digitaal archief. Onze intergemeentelijke archiefdienst ging begin 2007 van start en is daarmee bij de oudste van Vlaanderen. Wat startte als een eenmansdienst is ondertussen uitgegroeid tot een team van drie archief- en documentbeheerders.

De dienstverlening wordt aangeboden aan de geïnteresseerde Meetjeslandse lokale besturen (gemeenten en OCMW's) en aan het Zorgbedrijf Meetjesland. Daarnaast is er een samenwerking met COMEET die de focus legt op erfgoed in het Meetjesland.

In de reguliere ondersteuning wordt de nadruk gelegd op de volgende taken:

  1. Selectie en vernietiging: het beheren van archief is onlosmakelijk verbonden aan archief vernietigen, want niet elk archiefstuk moet voor altijd bewaard blijven. Om na te gaan welke documenten te bewaren zijn en welke vernietigd mogen worden, wordt gebruik gemaakt van de selectielijsten die voorhanden zijn.

  2. Interne bruiklenen: gearchiveerde dossiers zijn natuurlijk nog altijd raadpleegbaar, maar om er voor te zorgen dat het overzicht behouden blijft, waakt de archief- en documentbeheerder over het opvolgen van deze bruiklenen.

  3. Interne richtlijnen: een goed archiefbeheer begint al bij het aanmaken van een document. Om te zorgen dat alles in goede banen loopt, schrijft onze archiefdienst richtlijnen uit om deze bewaring te vrijwaren.

  4. Ontsluiten van archief: de basis van archiefbeheer is ervoor zorgen dat een archief overzichtelijk en doorzoekbaar is. Dit wordt voornamelijk gedaan aan de hand van archieftoegangen (de inventarissen).

  5. Depotbeheer: om te verzekeren dat papieren archief in een goede omstandigheden bewaard blijft, is het essentieel om de archiefruimte zo goed mogelijk in te richten en te onderhouden.

  6. Digitaal archief: naast het traditionele papieren archief, is ook het digitale archief niet meer bij onze klantbesturen weg te denken. Ons team volgt de nieuwe ontwikkelingen dan ook op de voet op.

  7. Archiefconsultaties: archiefbeheer is niet enkel de interne processen ondersteunen, maar ook zorgen dat het brede publiek hun weg naar het archief kan vinden. Onze archiefdienst staat dan ook paraat om externe vragen te beantwoorden en burgers te begeleiden bij hun opzoekingen.

 

De verschillende klantbesturen zijn als volgt verdeeld over de drie archief- en documentbeheerders:

  • Aalter: Thibaut Matthys

  • Assenede: Thibaut Matthys

  • Eeklo: Glenn Hoens

  • Evergem: Thibaut Matthys

  • Kaprijke: Michiel Vandenabeele

  • Lievegem: Glenn Hoens en Michiel Vandenabeele

  • Maldegem: Glenn Hoens

  • Sint-Laureins: Thibaut Matthys

  • Wachtebeke: Michiel Vandenabeele

  • Zelzate: Michiel Vandenabeele

  • Zorgbedrijf Meetjesland: Glenn Hoens

  • COMEET: Michiel Vandenabeele

 

Nieuwsbrieven:

  1. 'Besmettelijke ziekten - Van alle tijden?' - 03/12/2020

  2. 'Bewaren of vernietigen?' - 06/12/2021

 

Contact:

Glenn Hoens

 

Michiel Vandenabeele

Thibaut Matthys